Heures supplémentaires « TEPA bis » depuis le 1er janvier 2019.

Il existe 2 méthodes de décompte des heures supplémentaires : celle préconisée par l'administration et celle choisie de manière constante par la jurisprudence, plus complexe.
Vous trouverez à la fin de cet article le détail de ces 2 méthodes pour vous permettre de faire votre choix. Pour faire simple, je vais me tenir dans l'immédiat à l'application concrète et vous prierai de vous reporter à mon article du 3 novembre 2015 sur la gestion des heures supplémentaires, paragraphe sur la comptabilisation des heures supplémentaires ponctuelles, pour l'incidence des absences non rémunérées.

Quelle que soit la période choisie, hebdomadaire, cycle de plusieurs semaines, annuelle ou en forfait jours, sauf pour les salariés exclus de la mensualisation que je ne traiterai pas ici, le principe est identique : les heures supplémentaires sont les heures dépassant l'horaire prévu par le contrat ou l'horaire collectif ou le planning prévisionnel sur la période considérée dès lors que le salarié est à temps complet.
Les heures supplémentaires structurelles sont celles qui existent quand l'horaire d'embauche du salarié est supérieur à la durée légale du temps complet ou l'équivalent pour les professions régis par des conventions spécifiques. Par exemple, un salarié embauché pour 39 heures hebdomadaires sera rémunéré pour 35 heures au taux normal + 4 heures supplémentaires au taux majoré à 125% (ou le taux conventionnel correspondant).
Pour éviter les confusions, je distinguerai les heures supplémentaires structurelles des autres heures supplémentaires en nommant ces dernières des heures supplémentaires ponctuelles.
 

Méthode classique de décompte des heures supplémentaires :

Sont des heures supplémentaires ponctuelles, toutes les heures effectuées au-delà de la période considérée. Les jours fériés chômés, les congés payés, les jours d'absence pour événement familial, les RTT, les heures de récupération ou celles relatives au repos compensateur de remplacement ou à la contrepartie obligatoire en repos (appelé Repos compensateur jusqu'en 2008) sont assimilées à du travail effectif et sont à ajouter dans le décompte de la période comme si ces heures avaient été travaillées.
Exemple A : un salarié, embauché pour 35 heures hebdomadaires, a effectué 8 heures par jour durant la semaine du 12 au 16 août 2019 sauf le 15 août qui était chômé. Il a donc accompli 32 heures de travail effectif (8+8+8+0+8). L'employeur doit lui payer 39 heures (32 + les 7 heures du jour férié chômé), soit 35 heures au taux normal (salaire de base) + 4 heures supplémentaires ponctuelles majorées au taux applicable dans l'entreprise au titre des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires.
 

Méthode selon la jurisprudence de décompte des heures supplémentaires :

Sont des heures supplémentaires ponctuelles, les seules heures réellement effectuées au-delà de la période considérée. Les heures d'absence rémunérées sont exclues du décompte et sont à rémunérer au taux normal. Il faut alors ajouter sur le bulletin un libellé d'heures au taux normal distinct du libellé du salaire de base.
Exemple B : un salarié, embauché pour 35 heures hebdomadaires, a effectué 8 heures par jour durant la semaine du 12 au 16 août 2019 sauf le 15 août qui était chômé. Il a donc accompli 32 heures de travail effectif. L'employeur doit lui payer 39 heures (32 + les 7 heures du jour férié chômé), soit 35 heures au taux normal (salaire de base) + 3 heures ponctuelles au taux normal (35 - 32) + 1 heure supplémentaire ponctuelle majorée au taux applicable dans l'entreprise au titre des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires.

Cette méthode a 2 inconvénients : sauf en cas de période annuelle ou de forfait en jours, le gestionnaire de paie a besoin de connaître le détail des heures effectuées pendant la période considérée et elle est plus difficilement compréhensible pour le salarié.

Les heures complémentaires fonctionnent de la même façon mais sont strictement réservées au temps partiel et leurs majorations obéissent aux normes légales ou conventionnelles des salariés à temps partiel. Le cas particulier du temps partiel modulé est exclu du bénéfice d'exonérations car ce type de contrat n'autorise pas la réalisation d'heures au-delà du total d'heures prévu initialement. Les heures effectuées dans le cadre d'avenant « complément », même si la CCN prévoit une majoration du taux, sont également exclues.

Les règles pour TEPA bis :

• Toutes les heures définies comme supplémentaires (structurelles et ponctuelles) sur le bulletin (bien évidemment les heures normales ponctuelles en sont donc exclues), dès lors qu'elles ont été effectuées à compter du 1^er janvier 2019, bénéficient d'une exonération de cotisations salariales et d'une exonération d'impôts.
• Celles payées en 2019 mais non effectuées avant le 1^er janvier 2019 n'y ont pas droit sauf quand la période du décompte des heures supplémentaires était à cheval sur 2018 et 2019 pour le bulletin de paie de janvier 2019. Voir l'exemple de la question/réponse 4 de la circulaire 44492 du 29 mars 2019.
• Quand les heures supplémentaires ponctuelles sont récupérées, ces exonérations s'appliquent pour la seule partie non récupérée et rémunérée (par exemple, une heure supplémentaire ponctuelle à 125% récupérée par un quart d'heure de repos et payée par une heure au taux normal) ou pour la partie non placée sur un compte épargne-temps, même quand celui-ci sera monétisé ultérieurement. En fait, on ne tient compte que des heures supplémentaires payées, en tout ou partie, sur le bulletin.
• Quand la majoration conventionnelle de l'heure supplémentaire comprend des primes spécifiques à la nature du travail (primes de nuit pour les routiers par exemple), cette majoration d'assiette est éligible à TEPA bis.

Ces exonérations ont néanmoins des limites.

• Limite sur le net imposable :
  • Les montants bruts des heures supplémentaires ou des heures complémentaires sont à exclure du net imposable dans la limite de 5000 euros net par salarié et par an. Il n'y a pas lieu de proratiser ce chiffre en cas d'entrée et/ou de sortie du salarié en cours d'année. L'administration fiscale a décidé que ces 5000 euros correspondent strictement à 5358 euros brut.
• Limites sur les cotisations salariales :
  • Le taux à appliquer aux montants des heures supplémentaires pour calculer l'exonération de cotisation salariale est la somme des taux d'assurance vieillesse de base (en général 0,40 au titre de l'Urssaf vieillesse déplafonné et 6,90 au titre de l'Urssaf vieillesse plafonné) + les taux de retraite complémentaire sur tranche 1 (retraite obligatoire Agirc-Arrco et contribution équilibre général, en général respectivement à 3,15 et 0,86), soit un maximum de 11,31%.
    Attention : si un de ces taux est inférieur au régime général, les 11,31 ne seront pas atteints. Si un de ces taux est supérieur, même par obligation conventionnelle, la limite maximum de 11,31 s'applique. Par exemple, la répartition du taux de retraite Agirc-Arrco des ETAM dans le bâtiment est souvent différente de la répartition classique à 40/60 et le taux salarial est supérieur à 3,15. Dans ce cas, il faudra prendre 3,15 et non le taux de retraite Agirc-Arrco appliqué sur le bulletin.
  • Quand la rémunération génère une tranche 2, il faut tenir compte de l'ensemble des taux de retraite complémentaire (y compris le CET sur tranche 1 et 2 + l'APEC si c'est un cadre) et appliquer un taux moyen à la place des 11,31. Ce taux moyen se détermine en divisant le total de la rémunération brute à la somme des cotisations salariales Urssaf vieillesse + retraite complémentaire. Voir l'exemple dans la question/réponse 15 de la circulaire 44492 du 29 mars 2019.
  • L'assiette de CSG déductible doit exclure l'assiette de cette réduction salariale HS/HC tant que cette assiette, correspondant aux montants bruts des HS/HC abattus de 98,25%, est exclue du net imposable. La cotisation à 6,80% sur le montant des HS/HC reste due mais n'est plus déductible.
• Cas particulier de l'apprenti :
  • Tant que l'apprenti perçoit une rémunération inférieure à 79% du SMIC mensuel (le SMIC mensuel est égal à 10,03 x nombre d'heures rémunérées sur le mois), il n'y a aucune cotisation salariale et de ce fait, pas d'exonération applicable sur celle-ci. Quand sa rémunération est supérieure à cette limite de 79%, le montant des heures supplémentaires bénéficiant de l'exonération de cotisations salariales est calculé au prorata de la rémunération totale brute et de l'assiette de cotisations.
    Exemple C : un apprenti a effectué 5 heures supplémentaires ponctuelles sur juillet 2019. Sa rémunération brute de juillet s'élève à 1458 (1400 de salaire de base + 58 au titre des 5 heures supplémentaires). L'assiette des cotisations est de 216,59 (détail du calcul = 1458 - (10,03 x 156,67 x 79%)) et l'assiette d'exonération HS/HC sera égale à 8,62 (détail du calcul = 58,00 x 216,59 / 1458,00).
     

Comment déterminer quelles sont les heures supplémentaires à majorer et celles à payer au taux normal :

Depuis la loi n° 98-461 du 13 juin 1998 dite Aubry I, le travail effectif se définit de la manière suivante : « le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer à des occupations personnelles ». En conséquence, les heures de repos, rémunérées (fériés chômés, congés payés, récupération ou repos compensateurs) ou pas (repos hebdomadaire ou journalier, repos durant l'astreinte) ne sont pas du temps de travail effectif.

On pourrait en conclure que, pour le décompte des heures supplémentaires, quel que soit sa périodicité (hebdomadaire, par cycle, mensuel, annuel), ces heures non travaillées sont à exclure.
Or, la circulaire interministérielle n° 2000-07 du 6 décembre 2000 sur l'application de la loi du 19 janvier 2000 relative à la réduction du temps de travail, ainsi qu'une décision du Conseil d'État (CE n° 231530 du 6 mars 2002), aboutissent à la conclusion que les jours d'absence rémunérés, y compris les jours de congés payés par une caisse extérieure, sont du « travail assimilé » et doivent être ajoutés lors du décompte des heures supplémentaires.

La jurisprudence n'a pas confirmé le raisonnement de l'administration et a, au contraire, statué que seules les heures supplémentaires structurelles (embauche pour un horaire supérieur à la durée légale) étaient à maintenir en cas de jour de repos « assimilable à du travail ». Cour de cassation des 1^er décembre 2004 (n° 02-21304) et du 25 janvier 2017 (n° 15-20692)

Si on se replace à l'époque, ce choix était logique dans le cadre d'une réduction du temps de travail, avec RTT ou non. En effet, les salariés se retrouvaient avec le même salaire avec moins d'heures à accomplir en contrepartie. Même ceux qui conservaient leur ancien horaire bénéficiaient d'un réel avantage financier puisque des heures payées auparavant au taux normal se trouvaient majorées.

Beaucoup d'entreprises ont continué à ajouter les jours fériés chômés et les jours de congés payés dans le décompte des heures supplémentaires pour en déterminer la majoration.
Celles qui pratiquent la méthode de décompte selon les conclusions des cours de cassation depuis le passage à la durée légale des 35 heures (1^er janvier 2000 pour les entreprises de plus de 20 salariés et 1^er janvier 2002 pour les autres) ou depuis leur création, avec ou sans RTT, peuvent continuer à l'appliquer.
Celles qui ont tenu compte des recommandations de la circulaire administrative et du Conseil d'État doivent, soit continuer leur méthode de décompte, soit procéder à une dénonciation d'usages.

Méthode selon la jurisprudence avec des heures supplémentaires structurelles :
Exemple D : un salarié est embauché, non pour 35 heures mais pour 39 heures hebdomadaires (4 x 8 heures et 7 heures le vendredi). Il effectue le même temps de travail effectif que l'exemple A (8+8+8+0+8), soit 32 heures. L'employeur doit lui payer 40 heures (32 + les 8 heures du jour férié chômé), soit 35 heures au taux normal (salaire de base) + 4 heures supplémentaires structurelles (39 - 35) + 1 heure non majorée.