Les différents stages en entreprise.

  • Posté par Hélène le 26 September 2016
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éternel étudiant

Avant-propos : les stages en entreprise dans le cadre de la formation continue ne sont pas traités dans cet article car, même s'ils font aussi l'objet d'une convention tripartite, ils ne sont pas concernés par l'obligation d'une gratification à partir d'une certaine durée et ne donnent pas droit à un abattement sur la taxe d'apprentissage de l'entreprise d'accueil.
Également, quelques professions réglementées nomment "stagiaire" un statut salarié spécifique non concerné par la présente étude (huissiers, notaires, géomètres-experts, étudiants en médecine).

 

Depuis le 1er septembre 2010, date d'application de la loi du 24 novembre 2009, un stage en entreprise (ou en association, aussi bien dans le domaine privé que public) doit obéir à une seule condition : l'existence d'une convention de stage tripartite signée par l'école, le stagiaire (ou son représentant légal s'il est mineur) et l'entreprise d'accueil. Les signatures de l'enseignant référent et du tuteur sont également requises.

En tout premier, le stagiaire n'est pas un salarié. Il n'entre donc pas dans les calculs d'effectifs et sa protection face au risque d'accident dans le périmètre de responsabilité de l'entreprise d'accueil est assurée par l'école.

 

Définition d'un stage :

« Mise en situation temporaire en milieu professionnel permettant à l'élève ou à l'étudiant d'acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation et de se voir confier des missions conformes au projet pédagogique de son établissement d'enseignement. » (trouvé sur le site du service-public)

Cela implique, pour le stagiaire :

  • Qu'il est soumis à l'horaire collectif de l'entreprise (avec toutes les restrictions applicables s'il est mineur) ;
  • Qu'il bénéficie des mêmes avantages relatifs aux frais professionnels (cantine, paniers, titres restaurant, remboursement des frais de transport, hébergement) que les autres salariés ;
  • Qu'il a droit à des autorisations d'absence pour congé dès lors que la durée du stage excède 2 mois ;
  • Qu'il n'a pas à assurer les tâches permanentes ou ponctuelles d'un salarié. Il ne peut qu'être associé, sous la responsabilité d'un tuteur précisé nommément dans la convention de stage, à des tâches en lien avec sa formation.

 

Les avantages de prendre un stagiaire pour l'entreprise :

  • Ces stages font bénéficier l'entreprise d'un abattement limité à 5% de son versement relatif à la taxe d'apprentissage. Cet abattement se calcule au nombre de jours de stage multiplié par un tarif journalier variant selon le niveau des études suivies par le stagiaire ;
  • Pas de déclaration d'embauche ni de visite médicale (sauf quand il y a utilisation de machines dangereuses) mais inscription sur le registre unique du personnel (avec indication du nom de l'école quand il n'y a pas de colonne spécifique pour les stagiaires).

 

Les obligations de l'employeur en signant une convention de stage :

Obligations générales :

  • Une attestation de stage (souvent fournie par l'école) est à remettre au stagiaire à la fin du stage ;
  • Gratification obligatoire dès que le stage a une durée supérieure à 2 mois (consécutifs ou non sur une même année scolaire). Cette durée est à prendre en compte en jours de 7 heures réellement travaillés.
    Exemple : un stage à plein temps du 8 août 2016 au 7 octobre 2016 sans absence et avec le 15 août comme jour de solidarité et travaillé = 9 semaines x 35 heures = 315 heures. Ce stage est donc supérieur à 2 mois (22 jours x 7 heures x 2 = 308 heures) car un mois correspond à 22 jours selon les textes applicables ;
  • Depuis le 13 juillet 2016, il n'existe plus de dérogation et tous les stages sont limités à 6 mois (en continu ou non et relatif à une ou plusieurs conventions de stage) pour un même stagiaire et une même entreprise d'accueil sur une même année scolaire ;
  • Sauf si le précédent stagiaire a rompu sa convention de stage, un délai de carence, égal à un tiers de la durée de la convention précédente, est obligatoire entre 2 conventions de stage. Cette règle s'applique pour un même poste selon la circulaire ACOSS du 2 juillet 2015. Il semble qu'il faut comprendre ce terme de poste de manière large en lien avec la nature de la formation suivie. Par exemple, impossible de prendre un nouveau stagiaire en secrétariat à la suite du précédent stagiaire sans respecter ce délai de carence.
  • Quota maximum de stagiaires simultanés (en incluant les contrats en alternance tels que ceux d'apprentissage et de professionnalisation) sur une même semaine civile dans l'entreprise selon l'effectif de celle-ci : 15% de l'effectif pour un effectif supérieur ou égal à 20 et 3 stagiaires quand l'effectif est inférieur à 20. L’autorité académique peut porter cette limite à 20 % pour un effectif supérieur ou égal à 30, et à 5 stagiaires pour un effectif inférieur à 30, quand il y a des contrats en alternance dans le nombre de stagiaires.
  • Un tuteur peut assurer la responsabilité d'au maximum 3 stagiaires en même temps ;
  • Si le stagiaire est embauché dans les 3 mois suivant la fin du stage, la durée de ce stage réduit d'autant la durée de la période d'essai. Et si le stage a eu une durée supérieure à 2 mois, cette durée est prise en compte dans le calcul de l'ancienneté du nouveau salarié ;
  • Pour les stagiaires venant de l'étranger ou allant faire leur stage à l'étranger, voici le lien pour consulter la documentation d'Urssaf.

Obligations selon la nature du stage :

  • Convention d'observation en milieu professionnel :
    • Ces stages, appelés aussi "de découverte" durent 3 semaines et concernent les collégiens de 3e ;
    • La convention est simplifiée et ne fait en général qu'une page qui est juste à signer par l'employeur et l'école ;
    • La nature du stage consiste surtout à observer ce qu'est une entreprise et permettre aux jeunes de voir ce qui les attend dans leur future vie active ;
    • "Au cours des visites d'information ou des séquences d'observation, les élèves ne peuvent accéder aux machines, appareils ou produits dont l'usage est proscrit aux mineurs par les articles R. 234-11 à R. 234-21 du code du travail. Ils ne peuvent ni procéder à des manœuvres ou manipulations sur d'autres machines, produits ou appareils de production, ni effectuer les travaux légers autorisés aux mineurs par le même code." Article D. 331-9 du code de l'éducation.
       
  • Convention de stage intégré à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire :
    • Des tâches liées à leur formation sont confiées aux stagiaires. Elles ne doivent jamais se substituer à du travail productif de manière à ce que l'entreprise en retire un bénéfice.
       
  • Stage hors cursus pédagogique interdit :
    • En raison d'employeurs indélicats proposant des contrats de stage pour permettre aux nouveaux diplômés d'acquérir une petite expérience, et profitant ainsi de leur candeur à moindre coût, ce procédé est entièrement illégal et a amené une réforme draconienne des stages en entreprise.
       
  • Un stage post cursus facultatif est légal dès lors qu'il a été prévu dans le programme pédagogique et anticipé par une convention tripartite intégrée dans la formation universitaire de l'étudiant.

 

La gratification de stage :

  • Pour une durée, cumulée ou non, inférieure ou égale à 2 mois : à la libre discrétion de l'employeur.
  • Pour une durée, cumulée ou non, supérieure à 2 mois : une gratification minimum est due dès la première heure de stage. Elle est égale à 15% du plafond horaire de sécurité sociale (ce plafond horaire est égal à 24 € pour 2016) depuis le 1er septembre 2015 (auparavant = 13,75%). Cela correspond à 3,60€ de l'heure de stage pour 2016. La périodicité de versement est mensuelle.

Cette gratification, facultative ou obligatoire, mais qui peut être imposée par la convention collective selon un taux variant en fonction du diplôme préparé, est exonérée de cotisations dans la limite de la gratification minimum, soit 15% x 24,00 x nombre d'heures réellement effectuées.
Attention : si le stagiaire bénéficie à titre gratuit (sans aucune participation financière de sa part - tolérance administrative pour les stagiaires) à l'accès à une cantine ou à l'octroi de tickets restaurant ou à tout autre avantage en nature, ces avantages sont à évaluer selon la législation en vigueur et à ajouter à la gratification, obligatoire ou discrétionnaire, pour vérifier la limite de franchise de cotisations.

Quand la limite est dépassée, l'assiette de cotisations est égale à la fraction excédant cette limite.

Les cotisations dues sont toutes les cotisations d'Urssaf, y compris la CSG/CRDS, la contribution autonomie (ou CAS) et le FNAL mais pas la contribution au dialogue social (les 0,016% pour le financement des organisations syndicales) ni le versement de transport (puisqu'il n'y a pas de contrat de travail). Le taux d'accident travail est celui applicable à l'entreprise. Les cotisations ASSEDIC et AGS (ou FNGS) ne sont pas dues et il n'y a ni retraite complémentaire, ni prévoyance ni complémentaire santé.

Bon à savoir :

  • Les gratifications de stage sont exonérées d'impôts sur le revenu à l'identique des apprentis : dans la limite du SMIC annuel (17599€ pour 2016)
  • A cause de l'obligation de déclarer les stagiaires, ayant perçu ou non une gratification, sur la DADS et maintenant sur la DSN, la plupart des entreprises établissent un bulletin de salaire. Pour éviter toute confusion, il serait judicieux de ne pas remettre au stagiaire ce bulletin ou d'insérer dans le corps de celui-ci la mention indiquant, par exemple : « ce document est établi dans le cadre d'une convention de stage et n'est pas un bulletin de salaire ».
  • Dorénavant, les périodes de stages peuvent être prises en compte dans le régime général d'assurance vieillesse sous réserve de 3 conditions cumulatives (stage inscrit dans un cursus universitaire, d'une durée supérieure à 2 mois consécutifs et gratification respectant les minimas conventionnels) et que le stagiaire instruise une demande de validation auprès de la CNAV régionale de son lieu de résidence en France (sinon le lieu où il a effectué son stage si le stagiaire réside à l'étranger) dans les 2 ans à compter de la fin du stage concerné. Circulaire n° 2016-23 de la CNAV du 18 avril 2016, annulant et remplaçant la circulaire CNAV n° 2015-25 du 23 avril 2015, suite au décret n° 2015-284 du 11 mars 2015 relatif à l'application de l'article 28 de la loi du 20 janvier 2014.

Sources : loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 et ses décrets d'application n° 2014-1420 du 27 novembre 2014 et n° 2015-1359 du 26 octobre 2015 ; circulaire ACOSS n° 2015-0000042 du 2 juillet 2015.

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