Généralisation de la DSN au 1er janvier 2017.

Avant la DSN, ou Déclaration Sociale Nominative, il y avait les bulletins à établir tous les mois, les cotisations à verser mensuellement ou trimestriellement et une DADS (ou Déclaration Annuelle des Données Sociales) à établir en fin d'année civile.

Maintenant, la DADS change de nom, devient mensuelle, inclut les bordereaux de cotisations et se substitue à plusieurs déclarations relatives aux salaires telles que celle des mouvements du personnel ou DMMO et la déclaration d'emploi d'handicapés ou DOETH (pour les entreprises de 20 salariés ou plus), les enquêtes DARES (pour les entreprises de 11 salariés ou plus), l'attestation de salaire pour maladie, maternité, paternité ou accident du travail (après 3 DSN mensuelles) ainsi que l'attestation ASSEDIC pour les salariés sortants (après 12 DSN mensuelles ou moins si le salarié a été embauché après la mise en place de la DSN).

Cette DSN mensuelle s'appelle "DSN normale" car en outre, il y a une DSN événementielle (ou signalement d'événement) à envoyer impérativement, sur le même portail internet que la DSN normale, dans les 5 jours ouvrés suivant l'événement pour un arrêt de travail ou la sortie d'un salarié. Ce signalement d'événement ne dispense pas de renseigner cette information sur la DSN mensuelle suivante dans les éléments du contrat. La seule dérogation permettant de ne pas faire ce signalement d'événement est quand le salarié en suspension de contrat est subrogé par l'employeur au niveau des IJSS et perçoit 100% de sa rémunération durant son absence. Dans ce cas, l'information sur la DSN mensuelle est suffisante.

Le paiement des cotisations devient mensuel à la même échéance que la DSN pour tous les organismes suffisamment informatisés pour accepter les ducs-edi, sauf pour les entreprises auparavant au trimestre si elles ont moins de 11 salariés (possible seulement pour l'année 2017 et ensuite sur option avant le 31 décembre pour l'année civile suivante). En cas de paiement trimestriel, l'échéance devient pour tous les organismes sociaux au 15 du mois suivant le trimestre civil. Si l'entreprise opte pour ce paiement trimestriel, c'est une option reconductible automatique d'une année sur l'autre, sauf avis de renonciation au plus tard le 31 décembre de l'année en cours pour l'année suivante.

Ce qui ne change pas : la déclaration d'embauche ou DPAE et la déclaration d'accident du travail ou de maladie professionnelle. Ces 2 déclarations restent obligatoires et restent à effectuer, soit sous format papier avec un formulaire cerfa, soit en ligne via net-entreprises.fr ou urssaf.fr

Les obligations DSN :

La phase 3 devient obligatoire au 1^er janvier 2017.
Sont concernées toutes les entreprises ou structures dès qu'il y a au moins un salarié. Seules les TPE agricoles dont le montant annuel de cotisations à la MSA était inférieur à 3000 € en 2014 n'y seront tenues qu'au 1^er avril 2017.

• Vous établissez vous-mêmes les bulletins de salaire à l'aide d'un logiciel de paie :
  • Un excellent guide de démarrage pour les TPE-PME a été élaboré par dsn-info où vous trouverez toutes les étapes à effectuer. Pas de panique : le prestataire de votre logiciel de paie est tenu de vous assister au titre du service des mises à jour que vous lui payez. Il est vrai que ce n'est que sur la partie technique mais, pour l'essentiel, ce n'est que la DADS qui devient mensuelle. Et vous pouvez également me contacter car je suis aussi là pour ça.
  • La plate-forme de dépôt des DSN est net-entreprises.fr
• Vous avez un prestataire de service qui se charge de l'établissement des bulletins et lui faites parvenir les éléments de salaire :
  • Vérifiez la validité du SIRET de l'entreprise ;
  • Informez vos salariés, par tout moyen permettant d'en démontrer la preuve, du passage à la DSN à compter du 1^er janvier 2017. En effet, de nouveaux organismes auront accès à des informations personnelles de vos salariés. Net-entreprises a mis en ligne une fiche type. Profitez-en pour leur rappeler de vous transmettre tout changement de leur situation familiale sans délai (changement d'adresse, personnes à charge fiscalement, etc) ;
  • Si tous les bordereaux de cotisations aux organismes sociaux n'ont pas été informatisés sous format ducs-edi et ne sont pas télétransmis directement par votre prestataire de paie, il faudra alors vous rapprocher de ces organismes pour obtenir, de toute urgence, leurs coordonnées et paramétrages informatiques. Pour quelques organismes retardataires, il faudra continuer à fonctionner comme auparavant, le temps qu'ils soient opérationnels ;
  • Le coupon de paiement, pour un règlement par chèque à l'Urssaf indépendamment de la ducs-edi transmise, n'existera plus. Seules les entreprises de moins de 11 salariés, payant au trimestre, pourront encore, par mesure transitoire et après en avoir informé leur Urssaf, émettre encore des chèques. Privilégiez le télé-réglement qui est un prélèvement à l'échéance entièrement gratuit plutôt que le virement, occasionnant souvent des frais bancaires.
  • Il vous faudra désormais être vigilant et faire parvenir à votre prestataire de paie, avant l'embauche ou dès la sortie d'un salarié, les informations pour la déclaration d'embauche (si c'est lui qui s'en charge) ou les éléments de paie pour le bulletin de sortie. De la même façon, les arrêts de travail ou le début d'un congé de maternité ou de paternité, sont à lui transmettre sans délai pour que l'envoi de la DSN événementielle dans les 5 jours ouvrés suivant le départ de l'événement (ouvré = jour travaillé dans l'entreprise) soit respecté.

Cas particulier d'une entreprise relevant du régime de l'Urssaf mais employant un ou plusieurs salariés relevant du régime agricole : il faudra établir 2 DSN mensuelles. Les logiciels de paie en sont en théorie capables.

Cas des entreprises pratiquant le décalage de paie : dès lors que vous ne payez pas vos salariés à la fin du mois ou au plus tard le 5 du mois suivant (tolérance administrative), vous pratiquez le décalage de paie. Avec la DSN, il n'existe plus que deux dates d'exigibilité, le 5 du mois suivant le mois civil de la période de paie quand votre entreprise a 50 salariés ou plus, sinon le 15 du mois suivant. Par exemple : pour la paie du mois de janvier 2017, l'échéance de la DSN sera le 5 ou le 15 février 2017.

La régularisation annuelle des cotisations Urssaf :

Jusqu'à présent, un tableau récapitulatif annuel des cotisations existait et permettait une régularisation des cotisations dues au titre de l'année civile écoulée sans pénalités. Ce ne sera plus possible car ce TR disparaît. S'il y a besoin d'effectuer une régularisation d'assiette de cotisations, il faudra insérer une ligne de régularisation sur le bulletin du salarié concerné dès que l'anomalie est détectée en spécifiant la période de régularisation. En effet, il ne sera plus possible, avec la disparition des DADS annuelles, de faire des corrections d'assiettes ou de périodes. Avec la DSN, les seules corrections possibles s'effectueront sur le bulletin du salarié concerné (d'où l'importance d'un bon paramétrage de votre logiciel de paie). Exceptionnellement, les entreprises ayant déjà démarré la DSN en 2016 pourront utiliser les services en ligne de l'Urssaf pour établir un TR 2016 ou émettre un TR 2016 sous format ducs-edi, au plus tard le 31 janvier 2017. 

Quelles autres options pour les TPE :

• Plusieurs fédérations professionnelles, telles que celles du BTP ou des HCR, ont mis en place un service de traitement des paies pour leurs adhérents à moindres coûts.
• Sinon, il y a le TESE (titre emploi service entreprise) ou le CEA si vous êtes une association, réservé aux entreprises et structures de moins de 20 salariés, mis en place par l'Urssaf et qui est gratuit mais nécessite un minimum de connaissances dans l'établissement d'un bulletin.

Les nouveautés apportées par le décret n° 2016-1567 du 21 novembre 2016 :

Ce décret est applicable depuis le 24 novembre 2016, donc à partir des bulletins de décembre 2016 pour les entreprises déjà en DSN. Le site dsn-info.fr a édité un résumé des éléments-clés de ce décret.

• Pénalités pour non production de la DSN mensuelle : 1,5% du plafond mensuel de sécurité sociale par salarié, soit 49 € multipliés par le nombre de salariés non déclarés pour 2017, avec un plafonnement à 150% de ce plafond mensuel, soit 4904 €, mais seulement une fois par année civile, si le retard est inférieur à 5 jours.
• Pénalités pour inexactitude dans les rémunérations déclarées : 1% du plafond mensuel de sécurité sociale sauf si une DSN de régularisation spontanée est faite dans les 30 jours.
• Un calendrier transitoire jusqu'au 31 décembre 2020, pour les échéances de règlement des cotisations, a été mis en place pour les entreprises pratiquant un décalage au-delà du 15 du mois suivant (paragraphe VIII de l'article 8 du présent décret différant l'entrée en vigueur de l'article R. 243-6 du code de la sécurité sociale).
• Rappel de salaire (article R. 242-1 du code de la sécurité sociale modifié) :
  • Pour les sommes versées après le départ d'un salarié (régularisation de salaire, versement de l'intéressement ou de la participation) les taux et plafonds applicables seront ceux de la dernière période de travail de ce salarié ;
  • Pour les sommes versées suite à décision de justice, les taux et plafonds applicables seront ceux des périodes de travail correspondants à ces rappels.