Les frais professionnels hors trajet domicile-travail.

Définition : Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions. (Circulaire DSS/SDFSS/5B/n°2003/07 du 7 janvier 2003).
Dit autrement, on peut définir les frais professionnels comme des dépenses avancées par le salarié pendant qu'il est à la disposition de son employeur et qu'il accomplit son travail.

Ils sont exonérés de cotisations et d'impôts sous 4 conditions :

• Ils correspondent à cette définition ;
• L'employeur est en mesure de prouver la réalité de la dépense ;
• Le remboursement n'est pas supérieur à celle-ci ;
• L'employeur n'a pas opté pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ouverte à certaines professions (par exemple, l'abattement de 10% pour les ouvriers du bâtiment ou celui de 30% pour les VRP).

Sauf pour les 5 cas précis où le remboursement doit être égal à la somme déboursée par le salarié, et quand des frais d'entretien ou d'achat de vêtements à la charge de l'entreprise sont engagés par le salarié et remboursés ultérieurement sur justificatif, tous les frais professionnels sont indemnisés soit au réel soit sous forme d'un montant forfaitaire.

Quand plusieurs indemnités se cumulent pour une même situation, c'est la plus élevée qui est à verser.

Exemple : une entreprise du bâtiment a mis en place des titres-restaurants de 11€ par jour de travail pour ses ouvriers avec une participation salariale de 40%. Un de ceux-ci travaille sur un chantier situé à 10 kms du lieu de travail et à 15 kms de son domicile durant les 21 jours du mois d'octobre 2016. La convention collective du bâtiment prévoit, entre autres, une indemnité de panier de 9,77€ et l'employeur doit donc à son ouvrier 205,17€ (9,77 x 21). La participation de l'employeur pour les 21 titres-restaurants de ce salarié pour octobre s'élève à 138,60€ (11 x 0,60 x 21). Il doit compléter par une indemnité de 66,57€ (3,17 x 21) car 11 x 0,60 font 6,60€ par jour et la convention collective lui impose 9,77€ par jour de restauration sur le chantier sans possibilité de rentrer à l'entrepôt ou à son domicile pour la pause de midi. Si le domicile du salarié avait été à 300 mètres du chantier, l'indemnité de panier conventionnelle n'était pas due puisque l'ouvrier pouvait rentrer chez lui manger à midi et l'employeur n'avait à fournir que 21 titres-restaurants.

Obligation de fournir des justificatifs et/ou des notes de frais :

En cas d'absence de ceux-ci, l'Urssaf redressera en réintégrant les sommes remboursées dans le brut soumis à cotisations car elle les traitera comme un avantage en nature.
 

Remboursement sur justificatif des frais réels :
S'il doit se déplacer avec son véhicule, par exemple pour se rendre chez des clients, l'employeur rembourse son salarié selon le barème kilométrique fiscal fixé pour l'année civile. Le salarié, en contrepartie, doit remplir une note de frais précisant la date, le lieu où il s'est rendu, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.
S'il se trouve loin de son domicile ou de son lieu de travail lors de la pause de midi, le salarié pourra se rendre dans un restaurant. Il devra alors fournir une facture du repas consommé ou, au minimum, un ticket de caisse sur lequel doivent être inscrits les montants relatifs à la TVA ainsi que la raison sociale du restaurant.
Les tickets de péages et de stationnement sont acceptés comme justificatifs.
 

Remboursement forfaitaire :
Pour les repas pris au restaurant, l'employeur a la possibilité, sauf quand la convention collective impose le remboursement au réel, d'opter pour une indemnité forfaitaire plafonnée par un barème mis à jour par l'Urssaf tous les ans en début d'année civile.
Cette indemnité forfaitaire peut être inférieure ou égale à ce barème (18,30€ pour 2016), mais non supérieure sauf à prouver les circonstances de ce surplus, surplus alors soumis à cotisations.
Le salarié n'a plus à fournir de justificatif (facture ou ticket) mais reste tenu de remplir une note de frais indiquant la cause de son déplacement. A défaut, c'est à l'employeur de prouver, par tout moyen, la réalité du déplacement et l'impossibilité pour le salarié d'être à son lieu de travail ou à son domicile au moment du repas.

Indemnité forfaitaire sans note de frais ou justificatif à fournir par le salarié :

Mais attention de ne pas verser au salarié cette indemnité quand il ne va pas travailler. Il reste possible de mensualiser un nombre moyen d'indemnités à condition de régulariser les jours non travaillés au plus tard sur le dernier bulletin de l'année.

Quand la convention collective impose une indemnité forfaitaire supérieure au barème de l'Urssaf, le montant qui dépasse l'indemnité du barème est à réintégrer dans les assiettes de cotisations.
Quand la convention collective est muette ou en l'absence de convention collective, l'employeur décide, unilatéralement ou par accord collectif en présence d'instances représentatives du personnel, du montant du remboursement du frais professionnel tant que celui-ci reste inférieur ou égal au barème de l'Urssaf. Il n'est pas obligé de l'actualiser tous les ans.
 

Indemnité de panier (8,90€ pour 2016) :
Quand l'usage veut que l'ouvrier mange à midi sur le chantier, ou sur place durant un déplacement hors des locaux de l'entreprise, car la pause est de courte durée, c'est une indemnité de panier qui est à verser.
En l'absence de convention collective ou quand celle-ci ne dit rien à ce sujet, il y a un barème annuel Urssaf qui en précise les montants maximums. Sont concernées les professions comme la tôlerie, la tuyauterie industrielle, la chaudronnerie, le bâtiment, les travaux publics et certains salariés d'entreprises de travail temporaire.

Indemnité de restauration sur le lieu de travail habituel ou de casse-croûte (6,30€ pour 2016) :
En raison d'horaires de travail atypiques comme des horaires décalés ou postés, ou encore prévu par maintes conventions collectives, comme celle de la boulangerie ou du transport routier, quand le travail commence très tôt ou finit très tard dans la journée, il existe des indemnités forfaitaires de casse-croûte.
Cette indemnité est due chaque fois que le temps de pause-repas du salarié est décalé de la plage horaire de pause-repas des autres salariés de l'entreprise.

Il y a également le cas où la pause de midi est raccourcie en raison d'heures supplémentaires ponctuelles à accomplir. Une indemnité de restauration est alors due. À ne pas confondre avec un choix du salarié de se restaurer sur place où alors toute indemnité relative à la pause de midi (sauf l'octroi de titres-restaurants) est assimilée à un avantage en nature, même quand le lieu de travail est éloigné de tout commerce.

A noter : le cumul d'une indemnité de repas (déplacement hors des locaux) et cette indemnité de restauration implique que seule celle du montant le plus élevé est exonérée, l'autre étant à réintégrer dans le brut.
 

Remboursement de frais liés à une tenue professionnelle obligatoire :
En général, les vêtements de protection individuelle (casque, chaussures, gants, vêtement à bandes fluorées) sont fournis par l'entreprise et restent la propriété de celle-ci. L'employeur prend en charge leur entretien, notamment l'entretien à sec quand il y a des bandes fluorées. Il peut décider que le salarié va s'occuper de l'achat et/ou de l'entretien et qu'il remboursera sur justificatif, mais alors il est préférable qu'il précise au préalable par tout moyen (affichage ou dans le contrat de travail) les modalités de renouvellement et de périodicité d'entretien.

Quand il s'agit d'un "uniforme" répondant à un objectif de salubrité ou dans le cadre d'une démarche commerciale, l'employeur se charge impérativement de l'achat (besoin de preuve de propriété) et doit également en démontrer le port obligatoire et sa légitimité. L'entretien se fait au choix de l'employeur, directement à sa charge ou par remboursement de frais sur justificatif.

Dans tous les cas, pour que cela reste des frais professionnels, l'employeur doit rester propriétaire de ces tenues.
 

Remboursement strictement égal à la dépense réellement engagée :
Les cas suivants listent les situations où l'employeur n'a pas d'option de choix entre le remboursement au forfait ou au réel.

• Situation de télétravail (sauf pour les titres restaurant dont bénéficie le salarié au même titre que les autres salariés) ;
• Utilisation par le salarié de ses propres outils issus des nouvelles technologie de l'information et de la communication (NTIC). Par exemple, le salarié utilise son téléphone portable personnel pour ses communications professionnelles ;
• Indemnité de déménagement lors de la mise en application d'une clause de mobilité géographique ;
• Indemnités de compensation pour les salariés français détachés continuant à relever du régime général de sécurité sociale ou pour les salariés d'entreprises étrangères détachés en France dont le pays ne relève pas du régime européen de détachement ou qui n'a pas signé de convention bilatérale de sécurité sociale avec la France ;
• Indemnités de compensation de salariés en mobilité professionnelle entre la métropole et l'outre-Mer.

Pour plus de précisions et en ce qui concerne les indemmnités de grands déplacements, vous pouvez vous reporter à la documentation de l'Urssaf sur son site.