La gestion des heures supplémentaires.

  • Posté par Hélène le 3 November 2015
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des chiffres par pixabay

Rappel rapide de quelques règles générales (hors dispositions conventionnelles diminuant les seuils) :

 - Les heures supplémentaires sont des heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire (35 heures) ou annuelles en cas de forfait annuel en heures (1607 heures + heures de jours de congés payés + heures de jours fériés hors celui de solidarité) ou en jours (218 jours + jours de congés payés + jours de RTT + jours fériés hors celui de solidarité) ;

 - Des heures supplémentaires structurelles sont des heures supplémentaires effectuées régulièrement car incluses dans l'horaire normal. Par exemple : un horaire hebdomadaire de 39 heures fait apparaître 4 heures supplémentaires structurelles ;

 - La mensualisation généralisée : à l'exception de 4 catégories spécifiques (les saisonniers, les travailleurs à domicile, les intermittents et les intérimaires) tous les salariés du secteur privé sont payés mensuellement. La formule est la suivante : horaire hebdomadaire x 52 semaines / 12 mois. Pour les forfaits annuels en heures, on prend l'horaire annuel / 12 mois et pour les forfaits annuels en jours, on prend le nombre de jours annuels de travail / 12 mois. L'année considérée est l'année civile sans tenir compte de l'incidence des années bissextiles ;

 - La modulation des heures sur l'année obéit au même principe que pour le forfait annuel en heures ;

 - Les 2 forfaits annuels et la modulation sont strictement encadrés par la loi (mise en place uniquement sur accords d'entreprise ou de branches professionnelles avec des risques d'invalidation en cas de dispositions d'application insuffisantes dans ces accords) ;

 - La semaine civile commence le lundi à 0 heure et s'achève le dimanche à 24 heures ;

 - La loi autorise une modulation des heures de travail sur 4 semaines au maximum. La formule devient alors : somme des horaires hebdomadaires des 4 semaines x (52/4) semaines / 12 mois.

 

Les feuilles d'émargement signées :

Vis à vis de l'Urssaf (qui peut les exiger dès lors que l'entreprise a bénéficié de la part patronale de l'allègement des heures supplémentaires TEPA toujours en vigueur) mais surtout vis à vis du salarié pour éviter tout risque de contestation, l'employeur doit tenir un décompte précis des heures effectuées par le salarié qui doit aussi faire apparaître les temps de pause pris. Ce décompte peut être établi par le salarié puis remis à l'employeur après signature. Ces feuilles d'émargement doivent être conservées au minimum 5 ans par l'employeur (3 ans + 2 par sécurité). La périodicité de ces feuilles est en théorie celle de l'horaire (hebdomadaire ou sur les semaines de la modulation légale ou sur l'année en cas de modulation ou de forfaits).

Quand il y a des heures supplémentaires ponctuelles effectuées, si les feuilles d'émargement sont établies sur une période supérieure à la semaine, il faut remplir un décompte de ces heures ponctuelles, soit à la semaine, soit au mois, pour permettre leur prise en compte dans le bulletin de salaire. Si c'est un décompte au mois, il faut que la périodicité de celui-ci soit différente du mois civil (par exemple : du 15 du mois courant au 14 du mois suivant).

 

L'exécution d'heures supplémentaires ponctuelles :

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande de l'employeur (ou du supérieur hiérarchique si cela fait partie de ses prérogatives). Même en présence d'une certaine autonomie d'organisation, quand le salarié s'aperçoit que des heures supplémentaires vont devoir être faites pour finir le travail, il doit impérativement en informer son supérieur hiérarchique avant de les effectuer. A tout le moins, l'informer dans les meilleurs délais qu'il a dû faire des heures au-delà du temps prévu en lui précisant les circonstances ou les raisons ayant causé le retard.

 

La comptabilisation des heures supplémentaires ponctuelles :

 - Le décompte des heures supplémentaires se détermine strictement selon la périodicité de l'horaire de travail (hebdomadaire, par modulation sur 4 semaines, à l'année). Hors le cas particulier annuel, cette périodicité commence toujours un lundi à 0 heure et s'achève un dimanche à 24 heures. Donc, pour savoir s'il y a eu des heures supplémentaires de faites, il faut que la période considérée soit achevée.
Exemple A : Un salarié effectue 45 heures sur une semaine. Son horaire normal est de 39 heures. Il a déjà 4 heures structurelles incluses dans sa rémunération normale. 45 - 39 = 6 heures. Il aura +4 heures supplémentaires ponctuelles à 125% et +2 heures supplémentaires ponctuelles à 150%.
Exemple B : L'horaire en modulation sur 4 semaines d'un salarié est le suivant : 37 heures (semaine 1) + 30 heures (semaine 2) + 40 heures (semaine 3) + 33 heures (semaine 4), soit 140 heures sur 4 semaines et une moyenne de 35 heures hebdomadaires. Sur la période du 7 septembre 2015 au 4 octobre 2015 (semaine n°37 à semaine n°40), il a effectué respectivement 37 heures + 36 heures + 36 heures + 33 heures, soit un total de 144 heures. Sur son bulletin de salaire d'octobre 2015, il apparaîtra 4 heures supplémentaires ponctuelles à 125%.

 - En cas d'absence non assimilée à du travail effectif pendant la période où des heures supplémentaires ponctuelles ont été effectuées, ne seront majorées que les heures dépassant le seuil des heures normales.
Exemple C : un salarié, dont l'horaire habituel est 7 heures par jour du lundi au vendredi, effectue les heures suivantes pendant la semaine du 12 au 17 octobre 2015 : 8 heures le lundi + 10 heures le mardi + 7 heures le mercredi + 7 heures le jeudi et 0 heure le vendredi, soit un total de 32 heures. On a 2 choix possibles pour établir son bulletin de salaire d'octobre :
1) absence du 16 octobre 2015 = - 7 heures au taux horaire normal et + 4 heures ponctuelles au taux horaire normal (en effet, le total des heures est inférieur au seuil de 35 heures hebdomadaires) ;
2) absence du 16 octobre 2015 = - 3 heures au taux horaire normal.

(Personnellement, je préfère la solution 1) qui me semble plus transparente. Mais parfois, notre logiciel de paie en décide autrement.... )

 - Quand il y a un jour férié chômé sur une semaine où des heures supplémentaires ponctuelles ont été effectuées, la seule incidence se situe au niveau du contingent d'heures supplémentaires du salarié. En effet, seules les heures supplémentaires réellement travaillées entrent dans ce contingent.
Exemple D : un salarié, dont l'horaire normal est de 8 heures par jour sur 5 jours hebdomadaires, effectue pendant la semaine du 9 au 15 novembre 2015 les heures suivantes : 9 heures le lundi + 9 heures le mardi + 0 heure le mercredi + 9 heures le jeudi + 9 heures le vendredi, soit un total de 36 heures de travail réellement travaillées et 8 heures au titre du jour férié chômé. Sur son bulletin de salaire de novembre 2015, il y aura une rémunération normale pour 173,33 heures mensuelles + 3 heures supplémentaires ponctuelles à 125% + 1 heure supplémentaire ponctuelle à 150%. Par contre, son contingent d'heures supplémentaires ne sera mouvementé que de 16 heures (5 heures au titre de la semaine du 2 au 8 + 1 heure au titre de la semaine du 9 au 15 + 5 heures au titre de la semaine du 16 au 22 + 5 heures au titre de la semaine du 23 au 29).

 

Le contingent individuel d'heures supplémentaires :

Comme indiqué dans mon exemple D ci-dessus, seules les heures supplémentaires réellement travaillées entrent dans ce contingent.

Depuis la loi du 20 août 2008, la primauté est accordée aux accords collectifs d'entreprise et/ou de branches professionnelles pour en définir toutes les modalités.

Le contingent légal de 220 heures n'existe plus que par défaut. Il correspond strictement à l'année civile, est individuel et le dépassement de ces 220 heures donne droit à une contrepartie obligatoire en repos (appelée antérieurement "repos compensateur"). Il n'y a plus besoin de faire une demande d'autorisation préalable à l'inspection du travail en cas de dépassement.

Quand le contingent légal s'applique, toute heure supplémentaire effectuée au-delà du seuil des 220 heures annuelles donne droit à un repos de 1 heure pour le salarié d'une entreprise dont l'effectif est supérieur à 20 salariés (0,50 heure lorsque l'entreprise a un effectif au plus égal à 20).

Ce repos, qu'il soit d'origine légale ou conventionnelle (accord collectif ou de branche) se prend en général par journée ou demi-journée, est toujours assimilé à du travail effectif et, comme pour les congés payés, ouvre droit à des dommages et intérêts correspondant au préjudice subi si le salarié est privé de son repos du fait de l'employeur (absence d'information sur ses droits ou information incomplète).

Commentaires

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Portrait de Hélène

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Hélène

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Portrait de Hélène

Bonjour Mauricio,
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Portrait de Hélène

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Mercipour ce que vous publiez. c'est d'une très grande précision

Portrait de Hélène

Votre commentaire me va droit au coeur. C'est toujours agréable de s'apercevoir que quelqu'un apprécie la peine qu'on se donne.

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